Privacybeleid

1. Algemeen

Avtivka is een logboek-app voor je auto: tankbeurten, onderhoud, uitgaven, herinneringen en documenten. Dit beleid legt uit welke gegevens we verzamelen, waarvoor, waar we ze bewaren en hoe je ze verwijdert. Het geldt voor de app op iOS en Android en voor de website avtivka.com.

Verwerkingsverantwoordelijke voor je gegevens is Oleksii Hrynko, eenmanszaak geregistreerd in Oekraïne (FOP) (hierna “wij”). Met vragen over je gegevens kun je terecht bij support@avtivka.com.

Dit beleid is beschikbaar in het Oekraïens, Engels, Pools, Duits, Tsjechisch, Slowaaks, Spaans, Italiaans, Litouws, Nederlands, Roemeens en Frans. Als de versies van elkaar afwijken, is de Oekraïense versie bindend.

2. Welke gegevens we verzamelen

Account: je e-mailadres, naam en profielfoto als je die hebt toegevoegd, en hoe je inlogt — met e-mailadres en wachtwoord, Google of Apple. Je wachtwoord bewaren we alleen als onomkeerbare hash; wachtwoorden van Google of Apple ontvangen we niet.

Auto’s: merk, model, bouwjaar, motor, kleur, kenteken, VIN, kilometerstand en foto’s.

Items: tankbeurten, onderhoud, uitgaven, plannen, herinneringen, notities, foto’s van bonnen en documenten — polissen, het kentekenbewijs, het rijbewijs enzovoort. Alleen wat je zelf invoert.

Berichten aan de assistent: wat je de assistent typt of dicteert, zodat die er een item van kan maken.

Technische gegevens: het token voor pushmeldingen, je tijdzone en meldingsinstellingen, de naam van het apparaat waarmee je inlogt, de versie van de app, de dagen waarop je de app hebt geopend en crashrapporten van de app — zonder e-mailadressen, telefoonnummers, kentekens en VIN’s.

Je locatie, contacten en gegevens uit andere apps verzamelen we niet. De camera en de galerij zijn alleen nodig als je zelf een bon, een document of je auto fotografeert. De app zet de microfoon alleen aan zolang je de assistent dicteert met de microfoonknop. Spraak wordt omgezet in tekst door de spraakherkenningsdienst van je telefoon: op een iPhone door Apple, op Android meestal door Google. Wij ontvangen alleen de tekst; geluid ontvangen en bewaren we niet. Je kunt ook dicteren met de microfoon van het toetsenbord — dan maakt het toetsenbord de tekst op dezelfde manier.

3. Waarvoor we ze gebruiken

Om de app te laten werken: je items bewaren, ze op al je apparaten tonen en het verbruik en de statistieken berekenen.

Om de herinneringen te sturen die je hebt ingesteld, en service-e-mails: de bevestiging van je e-mailadres, het opnieuw instellen van je wachtwoord, het verwijderen van je account. Nieuwsbrieven en reclame sturen we niet.

Om foto’s en documenten te herkennen en items te maken van je berichten aan de assistent, als je daarmee hebt ingestemd (paragraaf 5).

Om te begrijpen of mensen terugkomen naar de app en om fouten erin te vinden: we tellen dagen van activiteit voor onze eigen statistieken, zonder analysediensten van derden, en crashrapporten ontdoen we nog op de telefoon van persoonsgegevens.

De rechtsgrond is de uitvoering van de overeenkomst met jou (de Gebruiksvoorwaarden), en voor herkenning en meldingen je toestemming.

4. Waar en hoe lang we ze bewaren

De gegevens staan op servers in Duitsland (Hetzner), bestanden in opslag in de EU (Cloudflare R2). Tussen de app en de server worden ze alleen via een versleutelde verbinding verzonden.

Je items zie alleen jij en de mensen met wie je zelf een auto deelt.

We bewaren de gegevens zolang je een account hebt. Een verwijderd account kun je binnen 30 dagen herstellen; daarna wissen we het voorgoed. Versleutelde back-ups van de database worden niet langer dan 30 dagen bewaard, dus binnen die tijd verdwijnen de gegevens ook daaruit.

5. Herkenning van foto’s, documenten en berichten aan de assistent

Als je toestemming hebt gegeven voor herkenning, worden de foto’s en pdf’s die je verstuurt (bonnen, facturen, het kentekenbewijs, polissen, het rijbewijs, de gezondheidsverklaring en andere documenten) doorgegeven aan een externe dienst voor automatische herkenning. Die verwerkt ze alleen om de gegevens terug te sturen waarmee het formulier wordt ingevuld, en gebruikt ze niet om modellen te trainen.

Berichten aan de assistent worden op dezelfde manier aan de herkenningsdienst doorgegeven, samen met wat er voor het item nodig is: de naam van de auto en de brandstofsoort, de laatste kilometerstand, de lijst met tankstations en uitgavencategorieën. De dienst stuurt een concept-item terug, en dat wordt pas opgeslagen als je op “Vastleggen” tikt. De teksten van gesprekken met de assistent wissen we na 24 uur; alleen servicegegevens blijven bewaard — wanneer er een bericht kwam, wat het kostte en of er een kaart uit kwam, zonder de tekst zelf.

Uit een document nemen we alleen over wat het item nodig heeft: merk, model, kenteken, VIN, bedragen en factuurregels, het soort document, het nummer, de geldigheidsduur en de rijbewijscategorieën. Naam, adres, geboortedatum en -plaats, fiscaal nummer en medische gegevens nemen we niet uit het document over, ook al zijn ze op de foto zelf te zien.

De gezondheidsverklaring van een bestuurder bevat gegevens over de gezondheid. Door die voor herkenning te versturen, geef je toestemming dat de herkenningsdienst deze gegevens verwerkt. Zonder herkenning kun je het document zelf toevoegen.

Foto’s en bestanden worden bewaard waar je ze hebt toegevoegd (de galerij van de auto, een item in het logboek, documenten) en worden samen daarmee verwijderd. Foto’s die voor herkenning zijn verstuurd en niet zijn opgeslagen, worden binnen twee dagen automatisch verwijderd. De herkenningsdienst bewaart de ontvangen bestanden en teksten niet langer dan 30 dagen, behalve wanneer de wet of een onderzoek naar een schending van de regels van de dienst langere bewaring vereist.

6. Met wie we ze delen

We verkopen geen gegevens en delen ze niet voor reclame. Alleen de verwerkers zonder wie de app niet werkt, ontvangen ze, en alleen voor dat werk: hosting en bestandsopslag — Hetzner (Duitsland) en Cloudflare (EU); service-e-mails — Resend; pushmeldingen — Expo, Google Firebase Cloud Messaging (Android) en Apple Push Notification service (iPhone); crashrapporten — Sentry (EU); inloggen met Google of Apple — als je daarvoor hebt gekozen; de herkenningsdienst voor foto’s en berichten aan de assistent — als je daarmee hebt ingestemd; spraakherkenning als je dicteert met de microfoonknop — Apple (iPhone) of de dienst van je telefoon op Android, meestal Google.

Een deel van de verwerkers werkt buiten de EU, onder meer in de VS. Elk van hen verwerkt de gegevens alleen voor zijn eigen deel van het werk en volgens zijn eigen voorwaarden voor gegevensbescherming.

Leden met wie je een auto deelt, zien de items van die auto. Maak je een link voor een koper, dan ziet iedereen met die link de gekozen delen van de geschiedenis — 30 dagen lang of tot je de link uitzet.

Aan anderen geven we gegevens alleen vrij als de wet dat vereist.

7. Je rechten

Je gegevens bekijken en corrigeren kan gewoon in de app.

Al je items exporteren als één Excel-bestand — Profiel → “Mijn gegevens downloaden”.

Losse items, een auto of je hele account verwijderen — in de app of op de pagina avtivka.com/delete-account.

Meldingen zet je uit in de instellingen, en de toegang tot de microfoon en spraakherkenning in de instellingen van je telefoon. Je toestemming voor herkenning kun je in de app intrekken: “Profiel” → “Mijn gegevens” → “Herkenning van foto’s en tekst”. Alles kun je ook zelf invoeren.

Met andere vragen kun je terecht bij support@avtivka.com — we antwoorden zo snel mogelijk, uiterlijk binnen 30 dagen. Vind je dat we je rechten hebben geschonden, dan kun je een klacht indienen bij de Commissaris voor de mensenrechten van de Verchovna Rada van Oekraïne of bij de toezichthoudende autoriteit van je EU-land.

8. Kinderen

Avtivka is voor mensen van 16 jaar en ouder. We verzamelen niet bewust gegevens van jongere gebruikers; als we zo’n account ontdekken, verwijderen we het.

9. Wijzigingen in dit beleid

Over belangrijke wijzigingen laten we het je vooraf weten in de app. De datum van de laatste update staat bovenaan de pagina.